Przedsiębiorca w podróży a koszty

Kodeks pracy oraz rozporządzenie MPiPS w sprawie należności z tytułu podróży służbowych szczegółowo regulują zasady wypłaty diet i innych należności za delegacje pracowników. Te przepisy jednak nie mają zastosowania do osób, które prowadzą działalność gospodarczą. Sprawdźmy, jakie wydatki przedsiębiorca w podróży może zaliczyć do kosztów. Czy przedsiębiorca ma w związku z podróżowaniem jakieś szczególne obowiązki?

Przedsiębiorca będzie mógł zaliczać do kosztów wydatki na podróże po spełnieniu podstawowego warunku: podróż ta musi mieć ścisły związek z wykonywaniem działalności, pozyskiwaniem klientów czy przyszłych dochodów lub bieżącym utrzymaniem firmy. Oto kilka przykładów takich podróży:

1. Przedsiębiorca – kierowca wyjeżdża w celu realizacji transportu.
2. Przedsiębiorca – fizjoterapeuta wyjeżdża na wizytę domową.
3. Przedsiębiorca wyjeżdża na konferencję czy targi branżowe.
4. Przedsiębiorca wyjeżdża w celu dostarczenia dokumentów do kontrahenta czy urzędu.
5. Przedsiębiorca wyjeżdża po zakupy firmowe.

Przedsiębiorca nie jest pracownikiem, dlatego nie ma obowiązku sporządzania polecenia podróży dla samego siebie – wystawia jedynie dowód wewnętrzny z obliczeniem diet. Nie stosuje przepisów kodeksu pracy, które pozwalają na rozliczanie kosztów podróży o ile są to podróże „poza stałe miejsce pracy”. Ponadto przedsiębiorca nie wypłaca sobie diet tak jak pracownikom – jedynie ma prawo do naliczenia sobie tych diet do kosztów.

Diety. Przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcy na zaliczenie do kosztów działalności diet za czas podróży. Przy obliczaniu diet należy zastosować przepisy i limity z rozporządzenia MPiPS „w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej”.

Pierwszym krokiem do obliczenia jest sprawdzenie ile czasu (dób i godzin) przedsiębiorca przebywał w podróży. Uwaga: dla obliczenia diet zagranicznych czas liczy się od przekroczenia granicy lub wylotu z kraju.

Następnie czas w podróży przeliczamy na ilość diet, stosując zaokrąglenia z rozporządzenia (załącznik)

I na koniec przeliczamy otrzymaną ilość diet przez stawkę. W przypadku podróży krajowych stawka wynosi 30zł, natomiast w przypadku podróży zagranicznych stosujemy stawkę wskazaną w tabeli (z rozporządzenia) dla danego kraju.

Przykład:

Przedsiębiorca wyjechał na spotkanie z kontrahentem z Krakowa do Szczecina we wtorek o 8 rano. Z podróży wrócił w piątek, o godzinie 21. Podróż trwała 3 doby i 13 godzin. Przedsiębiorca zaliczy w koszty 4 diety x 30zł = 120zł.

• Koszty noclegów. Faktury (lub rachunki w przypadku podróży zagranicznych) za noclegi podczas podróży, przedsiębiorca może wpisać do kosztów. Koszt noclegu nie powinien przekraczać limitów wskazanych w rozporządzeniu (przykładowo, dla podróży krajowych ten limit to 600zł).
• Koszty biletów na przejazdy. Przedsiębiorca w podróży może wpisać do kosztów wydatki na przejazdy: pociągiem, autobusem, taksówkami czy innymi środkami komunikacji. Podstawą do ujęcia w księdze podatkowej jako koszt będzie posiadanie faktury lub biletu.
• Koszty podróży samochodem. Wszelkie wydatki, związane z użytkowaniem samochodu w podróży, będą mogły być wpisane do księgi podatkowej jako koszt. W tym przypadku również nie można zapomnieć o udokumentowaniu poniesienia wydatku fakturą, ewentualnie kwitem potwierdzającym wniesienie opłaty (co może dotyczyć przejazdów autostradą czy za postój na miejskich parkingach). Uwaga: jeżeli przedsiębiorca użytkuje samochód prywatny (nie ujęty w ewidencji) lub wynajmowany, warunkiem zaliczenia tych wydatków do kosztów będzie sporządzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
• Koszty wyżywienia w podróży. Takich wydatków przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów.
• Ryczałty. O ile pracownikom mogą przysługiwać za delegacje rozmaite ryczałty, to przedsiębiorcy nie mogą ich sobie naliczać i ujmować w kosztach.