Organizacja branżowego wydarzenia to nie lada wyzwanie – pozyskanie sponsorów medialnych i prelegentów to tylko część kwestii, o których trzeba wówczas pamiętać. A co z lokalizacją, promocją czy nieprzewidzianymi sytuacjami? Jak poradził sobie z tym zadaniem jeden z organizatorów Mentorów eBiznesu, krakowskiej konferencji skupiającej się wokół zagadnień Social Mediów, Blogosfery i marketingu, Bartłomiej Adamczyk?
Exclusive Info: Skąd pomysł na organizację tego typu konferencji?
Bartłomiej Adamczyk: Kocham Internet i wszystko co z nim związane, dlatego organizacja takiego typu wydarzenia była dla mnie marzeniem, które udało mi się wreszcie spełnić. Cały projekt miałem od dawna w głowie, już od czasu gimnazjum staram się uczestniczyć w tego typu przedsięwzięciach. Widziałem, jakie błędy popełniają organizatorzy i stwierdziłem że muszę zrobić to po prostu lepiej. Pomysł na studiach dorósł, dostałem zielone światło od samorządu, zebrałem dream team i zacząłem działać.
E.I.: Czy trudno jest zorganizować tego typu konferencję – pozyskać prelegentów i sponsorów medialnych? Jak to wygląda od strony technicznej?
B.A.: Nie chce nikogo zniechęcać, ale pozyskanie prelegentów było dosyć wymagającym wyzwaniem. Wraz z drugą koordynatorką, Magdą Witowską, napisaliśmy ogromną ilość maili, które w 60-70% pozostały bez odpowiedzi. Osoby pracujące wytrwale w Internecie są bardzo często zapracowane, a ich czas układany jest przez specjalnie zatrudnione do tego osoby. Dlatego czasami musiałem się sporo natrudzić żeby dostać do kogoś kontakt.
Od pozyskania kontaktu, aż do ustalenia terminu prezentacji długa droga. Zdarzyło się też tak, że jeden z prelegentów odwołał swoje wystąpienie tuż przed rozpoczęciem zapisów, jednak i z tym udało nam się uporać. Jeśli chodzi o pozyskiwanie patronów medialnych, tym zadaniem zajęła się Magda, która również nie narzekała na brak pracy.
E.I.: Kolejna edycja imprezy dopiero za rok, czy planujecie wcześniej podobne tego typu wydarzenie?
B.A.: Dokładnej daty nie jestem w stanie powiedzieć, jednak mogę zdradzić że nie pozwolimy czekać zainteresowanym aż całego roku.
Więcej na temat imprezy przeczytacie tutaj.
Foto: Bartłomiej Adamczyk
