Zarządzanie finansami, nawet w małej firmie typu sart-up, łączy w sobie wiele wątków takich jak ustalanie cen, kontrolowanie kosztów oraz zatrudnianie ludzi. Dlatego nawet jeśli odda się księgowość w ręce specjalisty trzeba samemu rozumieć jak jest zorganizowana. Warto też orientować się tak w najważniejszych pojęciach, jak i w sprawach praktycznych związanych z finansami firmy.
Od razu rejestruj się jako VAT’owiec
Mimo, że obowiązek zarejestrowania jako VAT’owiec pojawia się dopiero przy pewnym progu przychodów dobrze zrobić to na początku działalności. Pod warunkiem, że nie wykonujesz specyficznej, niszowej usługi, po którą klienci i tak muszą przyjść do Ciebie, każda inna działalność powinna móc wystawić fakturę VAT. W przeciwnym razie Twoi klienci będą Cię omijać, jak kogoś, kto nie jest pełnoprawnym uczestnikiem rynku. Dobrze też od razu rozważyć sprzedaż na terytorium innych krajów UE. Kiedy zarejestrujesz pierwszą transakcję wewnątrzwspólnotową Twój numer NIP zostanie zarejestrowany w centralnej bazie, dostępnej dla wszystkich w UE i staniesz się częścią rynku wspólnotowego. To bardzo ważne, gdyż posiadając ten status możesz kupować np. usługi lub towary w innych krajach unikając podwójnego opodatkowania.
Najpierw wystawiaj faktury ręcznie, później inwestuj w system
Jeśli myślisz, że system do wystawiania faktur rozwiąże Twoje wszystkie problemy to pierwsze korekty, faktury zaliczkowe i barterowe oraz inne nietypowe operacje wyprowadzą Cię z tego błędu. Wszystko jest banalnie proste w teorii, dopóki nie pomylisz numerów dokumentów lub nie musisz czegoś poprawić. Wtedy okaże się, że system tego nie umożliwia, bo pisał go informatyk w porozumieniu z księgowym, który nie przewidział, że pojedziesz na targi i rozdasz produkt w formie nagród, albo wyślesz klientowi gratis w ramach rekompensaty za niedotrzymanie warunków umowy. Czy to znaczy, że trzeba wszystko robić na piechotę? Nie, ale zacznij od przygotowania swojej pierwszej faktury samodzielnie, przy pomocy arkusza kalkulacyjnego. Wtedy za jakiś czas, kiedy pojawi się więcej dokumentów będziesz umieć wybrać taki system, który najbardziej pasuje do Twoich potrzeb i nie ogranicza Twoich działań.
Zarządzanie ludźmi to sztuka pisania umów i rachunków
Pracownik, choćby ten wykonujący najprostsze zadania, zakłada, że wszystko zrobi za niego pracodawca. Dlatego nawet mały start-up od początku będzie mieć do czynienia z przygotowywaniem i podpisywaniem umów: zlecenia, o dzieło, praktyk, a w końcu i o pracę. Do tego dochodzi składanie deklaracji podatkowych i ZUS dotyczących zatrudnianych osób. Jest tego całkiem sporo, ale lepiej od początku solidnie prowadzić wszystkie papiery. W przeciwnym razie w przypadku jakiegokolwiek nieporozumienia to pracodawca będzie mieć problem, gdy zabraknie odpowiednich dokumentów. Poza tym ludzie czują się pewniej i bardziej szanują pracę, kiedy wiedzą, że u pracodawcy panuje porządek.
Szukaj rzetelnej wiedzy w sieci
Nawet jeśli już zdecydujesz się na biuro księgowe, też będziesz często szukać informacji w internecie. Mimo, że przez wielu uważany jest za kopalnię wiedzy w praktyce wymaga dużego doświadczenia w selekcjonowaniu informacji. Często można trafić na fora, gdzie im mniej ktoś wie tym częściej zabiera głos. Dlatego warto wypróbować i znaleźć swoje sprawdzone portale, gdzie warto szukać wiedzy. W przypadku księgowości dobrym źródłem informacji jest portal prowadzeksiegowosc.pl który porusza właśnie kwestie tworzenia dokumentów księgowych, zatrudniania ludzi i zarządzania płynnością.
Tekst: Jan Strzelba, fot. Sean McMenemy CC BY 2.0
