Według badań firmy Gensler możliwość swobodnego przemieszczania się i wyboru przestrzeni, która zapewni najlepsze warunki do wykonywania aktualnych zadań, wpływa pozytywnie na poziom motywacji i produktywność zespołu. Dlatego do odejścia od sztywno przypisanych miejsc pracy zaczynają się przekonywać duże, zatrudniające kilkaset, a nawet kilka tysięcy pracowników organizacje, działające na polskim rynku. W niektórych branżach taki model wybrało już prawie jedno na dziesięć przedsiębiorstw.
Badania polskiego rynku nieruchomości pokazują, że choć tradycyjny open space nadal ma się dobrze, coraz więcej firm decyduje się na bardziej innowacyjne modele aranżacji. Np. w sektorze usług dla biznesu, który generuje znaczną część popytu na powierzchnie biurowe, 68 proc. realizacji to tradycyjny open space z wydzielonymi salami do spotkań. Natomiast przestrzenie zaaranżowane według modelu activity based workplace, ze współdzielonymi stanowiskami, to obecnie 9 proc. wszystkich powierzchni.
– Rezygnacja z przydzielonych stanowisk pracy to trend, który dopiero przyjmuje się na polskim rynku. Nie wszystkie organizacje są gotowe na tak duże zmiany. Aranżacja przestrzeni w modelu shared deskingowym ma bowiem ścisły związek z kulturą organizacyjną. Ze strony kadry menedżerskiej wymaga pozwolenia na danie pracownikom większej autonomii w wyborze stylu i miejsca pracy, a także konieczność rezygnacji z takich wyznaczników pozycji, jak np. własny gabinet. Ważne jest też nastawienie zespołu. Odpowiednia aranżacja biura w tym modelu, to nie tyle pozbawienie pracowników własnych biurek, ile danie im możliwości pracy w różnorodnych przestrzeniach dopasowanych do ich aktualnych potrzeb – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.
Większość uczestników ankiety Ipsos przeprowadzonej wśród 12,5 tys. respondentów z 17 krajów przyznała, że czuliby się lepiej w pracy mając możliwość swobodnego przemieszczania się po biurze. Z kolei badanie Workplace Survey przeprowadzone przez Gensler wskazuje, że pracownicy mający swobodę wyboru tego gdzie, kiedy, i w jaki sposób pracują, czerpią z realizowanych zadań większą satysfakcję, osiągają lepsze wyniki oraz uważają swoje organizacje za bardziej innowacyjne niż firmy konkurencyjne z tej samej branży.
– Podjęcie decyzji o wyborze aranżacji w modelu shared deskingowym powinno być poprzedzone dokładną analizą potrzeb i stylu pracy naszego zespołu. W wielu branżach, w sposób naturalny pracownicy spędzają wiele godzin z dala od stanowiska pracy. Na przykład według danych Cornell University około 70 procent osób w czasie wykonywania zadań, takich jak zarządzanie, sprzedaż czy obsługa klienta nie znajduje się przy swoich biurkach. W takim wypadku stworzenie funkcjonalnych i ergonomicznych stref do rozmów telefonicznych czy spotkań, uzupełnione przestrzenie do pracy w skupieniu może okazać się bardziej funkcjonalne i sprzyjające produktywności niż tradycyjny open space – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.
Jaskółki zmian
Na świecie elastyczne biura stają się coraz powszechniejsze. Najgłośniejsze tego typu realizacje należą do gigantów z branży technologicznej. Na przykład specjaliści pracujący w siedzibie Facebooka mają możliwość modyfikacji swoich stanowisk pracy, regulując wysokość blatu czy konfigurację biurka. Z kolei zespoły projektowe same decydują o aranżacji przestrzeni do współpracy. Na polskim rynku model elastyczny wybrała Aviva, która w lecie przeprowadzi się do nowej siedziby.
– Do tej pory pracowaliśmy w tradycyjnym open space, uzupełnionym o gabinety i sale konferencyjne. Przeprowadzkę do nowego biura potraktowaliśmy jako okazję, aby stworzyć przestrzeń lepiej wspierającą naszą kulturę organizacyjną i wartości firmowe. Mamy zaufanie do naszych pracowników i wierzymy, że są w stanie podjąć jak najlepsze decyzje, gdzie i jak pracują, aby jak najlepiej wykonywać swoje obowiązki – przy biurku, w kawiarni, w biurze czy z domu. Wykorzystanie pracy zdalnej na większą skalę pozwala na bardziej efektywne wykonywanie niektórych obowiązków, ale także wzmacnia równowagę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, chociażby poprzez zaoszczędzenie czasu spędzanego na dojazdach. Aby ułatwić pracę w modelu zdalnym zrezygnowaliśmy zupełnie z używanych do tej pory telefonów i komputerów stacjonarnych – zastąpiły je komórki i laptopy. Zmiany w przestrzeni dzieją się więc równolegle ze zmianami w organizacji pracy, dużo pracy w przygotowaniu do zmiany wykonaliśmy też na poziomie zachowań, m.in. obejmując całą kadrę menedżerską programem zarządzania zmianą – mówi Monika Kulińska, People Director, Aviva.
Wybór lokalizacji i stworzenie projektu nowego biura Avivy w Warszawie poprzedziło dokładne badanie potrzeb pracowników, składające się z części ankietowej i obserwacji. Pod uwagę wzięto m.in. łatwość dojazdu wszystkimi środkami komunikacji publicznej. Sprawdzono także, które działy najczęściej się ze sobą komunikują albo jak często specjaliści prowadzą rozmowy telefoniczne.
Co więcej, do bezpośredniej konsultacji zaproszono grupę przedstawicieli poszczególnych zespołów. Na tej podstawie zaplanowano różnorodne strefy – do pracy w skupieniu, pracy zespołowej, czy też różnego rodzaju spotkań. Nie zabrakło też przestrzeni do relaksu, takich jak pokój gier czy wielofunkcyjny taras, na którym będzie można nie tylko zjeść posiłek czy popracować, ale też oderwać się na chwilę od zadań i poćwiczyć na świeżym powietrzu. Jednym z ciekawszych rozwiązań jest tak zwana agora – czyli mieszczące około 70 osób pomieszczenie, którego projekt zrywa z tradycyjnym podziałem na „widownię” i „scenę”, z której zazwyczaj zwraca się do pracowników kadra menedżerska. Zamiast tego miejsca siedzące rozmieszczono wzdłuż wszystkich czterech ścian sali, co nadaje prowadzonym tam spotkaniom i dyskusjom bardziej otwarty charakter.
Biuro szyte na miarę
Zuzanna Mikołajczyk z Mikomax Smart Office zauważa, że wdrażaniu modelu activity based workplace powinno towarzyszyć dokładne przyjrzenie się oczekiwaniom zespołu.
– Podstawą realizacji projektu jest oczywiście wyjściowe badanie potrzeb pracowników. Dla naszego klienta z branży finansowej realizowaliśmy projekt zmiany przestrzeni w modelu shared desking, na bazie badania efektywności miejsca pracy. Pozwoliło to oszacować, jaką część przestrzeni należy przeznaczyć na poszczególne strefy. Dzięki przeprowadzonej wśród pracowników ankiecie, mogliśmy lepiej dopasować nową przestrzeń do stylu pracy użytkowników – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.
W projekcie zastosowano podział na strefy pracy indywidualnej i zespołowej oraz wprowadzono nowe rozwiązanie – akustycznie wyciszone kabiny #HUSH. Dzięki temu zwiększono ilość miejsc do spotkań, które mogą być także wykorzystywane jako strefy pracy w skupieniu. Shared desking to także wyzwanie związane z upewnieniem się, że współdzielone stanowiska pracy będą na tyle elastyczne, aby spełnić wymogi ergonomii. Dlatego w realizacji zastosowano system Stand Up, czyli biurek z możliwością zmiany wysokości blatu, które łatwo można dopasować do potrzeb użytkowników o różnym wzroście. Ponadto system regulacji umożliwia płynne przejście od pracy siedzącej do stojącej, co z kolei ogranicza niekorzystne dla naszego zdrowia pozostawanie przez długi czas w tej samej pozycji. Żeby zwiększyć komfort pracy w aranżacji wykorzystano też lockery do przechowywania rzeczy osobistych pracowników z funkcją ładowania laptopów po skończonym dniu pracy.
– Dzięki zastosowaniu nowych rozwiązań biuro stało się przyjazną przestrzenią do pracy, gdzie można wybrać miejsce najbardziej odpowiednie do wykonywanego zadania. Szczególny nacisk został położony na usprawnienie komunikacji miedzy pracownikami i dopasowanie stanowisk do różnorodnych potrzeb. Dotyczy to zarówno kwestii związanych z ergonomią, w tym możliwość łatwego dostosowania stanowisk do potrzeb różnych osób oraz wyboru pracy siedzącej lub stojącej, jak i preferowanego stylu pracy, tzn. wraz z innymi członkami zespołu lub w wyodrębnionym, wyciszonym miejscu – dodaje Zuzanna Mikołajczyk.
Pomimo, że aranżacja biura w modelu elastycznym wciąż nie jest jeszcze dominująca na polskim rynku, do jej zalet przekonuje się coraz więcej organizacji. Doceniają one możliwość usprawnienia komunikacji i lepszego dopasowania przestrzeni do specyficznych potrzeb. Bez wątpienia taki sposób organizacji biura będzie się upowszechniał, nawet jeśli część firm zdecyduje się na jego wprowadzenie metodą małych kroków raczej niż rewolucji.
Tekst i zdjęcia: materiały prasowe
