Jeśli prowadzisz start-up’a lub myślisz o założeniu małej firmy w pewnym momencie zrozumiesz, że potrzebujesz systemu do zarządzania. Każdemu, kto jeszcze nie próbował wydaje się, że wszystko można załatwić w arkuszu kalkulacyjnym. Wedle tej logiki firmy, które wydają miliony złotych na systemy CRM, robią to niepotrzebnie. Ty oczywiście jeszcze nie musisz budować dedykowanego rozwiązania i spokojnie możesz skorzystać z narzędzi działających w przeglądarce internetowej, których cena nie przekracza abonamentów za usługi on-line typu księgowość czy sklep internetowy. Oto kilka wskazówek, jak wybrać optymalne dla siebie rozwiązanie.
Co to właściwie jest CRM i dlaczego mam to kupić?
Encyklopedyczna definicja systemu CRM (Customer Relationship Management) jest mało zachęcająca. „Zarządzanie relacjami” brzmi odpychająco, bo sugeruje, że tak naprawdę nie lubimy naszych klientów. Tymczasem jest dokładnie odwrotnie – ponieważ ich lubimy, chcemy, by nasze kontakty były prowadzone profesjonalnie, a klienci, którzy dają nam najwięcej lub mają największy potencjał dostawali od nas najwięcej uwagi. System CRM to po prostu miejsce, gdzie mamy dostęp do wszystkich działań, jakie podejmujemy wobec klienta. Dzięki niemu opieramy się na faktach, a nie myślimy życzeniowo.
Na przykład – wydaje nam się, że sprzedaż jest mała, w związku z tym nasz biznes nie ma sensu i pora wracać do korporacji. Gdybyśmy zamiast samego arkusza kalkulacyjnego mieli wdrożony CRM, szybko zorientujemy się, że problem może wynikać np. z faktu iż tak naprawdę wykonaliśmy zaledwie część zaplanowanych kontaktów z klientami i o zgrozo, całkowicie pominęliśmy tych najlepszych – bo przecież mamy z nimi dobre relacje, więc nie musimy się starać. Dzięki temu wreszcie właściciel ma pełny obraz sytuacji, a nie tylko suche liczby, które wprawdzie mówią nam jaka jest sytuacja, ale nie mówiąc co zrobić, by ją polepszyć. Naturalnie liczby też można i warto sobie wygenerować, a dobry CRM automatycznie przygotuje nam raporty.
Kompletne, ale proste rozwiązanie
Każdy, kto korzysta choćby z bankowości internetowej wie, że te same proste rzeczy jeden bank organizuje w intuicyjny i łatwy w obsłudze sposób, a inny, potrafi skomplikować. Warto więc przyjrzeć się czy dany system z jednej strony zawiera wszystkie przydatne funkcje, a z drugiej, czy jest intuicyjny w obsłudze. Jednym z najlepszych wyznaczników, czy rozwiązanie opracowane zostało na bazie prawdziwych doświadczeń biznesowych czy jest wydumanym tworem jednego programisty jest przystosowanie do pracy zespołowej. CRM nawet dla małej firmy koniecznie musi obsługiwać wielu użytkowników jak np. minicrm.pl Dzięki temu osoba kierująca firmą może przydzielać zadania bezpośrednio do ludzi, którzy mają swoje osobne konta w systemie. Wiadomo wtedy kto co wykonał, a poufne dane są dostępne wyłącznie dla uprawnionych pracowników. Wspomniany system zawiera jeszcze jedno przydatne rozwiązanie, a mianowicie zakładkę „interesy”, która zawiera wszystkie działania np. sprzedażowe, realizowane na danej grupie klientów. Dzięki temu nie jest martwą książką adresową, która zresztą przy dzisiejszej rotacji personelu szybko straciłaby aktualność, ale stawia w centrum działanie, bo to ono generuje sprzedaż, a w konsekwencji zysk.
Firma istnieje na papierze
Czy się to komuś podoba czy nie, biznes to świat dokumentów. Nie istotne czy mają one formę papierową czy elektroniczną. Ważne, że bez takich dokumentów jak:
- oferta i referencje,
- zamówienie, umowy z klientami i pracownikami,
- materiały dla mediów, logotypy i księga znaku oraz wiele innych
żadna firma nie jest w stanie funkcjonować. Każdy, kto prowadzi własny biznes wie, jak trudno jest zapanować nad tymi dokumentami i kontrolować kolejne wersje i czuwać nad poprawnością i aktualnością. Dziesiątki podobnych plików o skomplikowanych nazwach opisujących wersję, firmowe skrzynki przeładowane wielokrotnym przesyłaniem tych samych ciężkich PDF’ów, a w efekcie i tak nigdy nie wiadomo, gdzie szukać właściwego zamówienia, które trzeba szybko wysłać klientowi. Rozwiązaniem tego, może być system do zarządzania plikami, porządkujący je w formie Wiki (podobnie jak znana wszystkim encyklopedia) i pozwalająca wszystkim korzystać i aktualizować jedno źródło dokumentów, bez konieczności poszukiwania ich za każdym razem.
Więcej ciekawych informacji dla przedsiębiorców, można znaleźć na blogu firmowym miniCRM minicrm.pl/blog
Fot. : © Dreamstime.com
