Kierownik projektu odbiera mniej telefonów dziennie, grupa naukowców porozumiewa się w jasny i prosty sposób, prawa autorskie są zabezpieczone, a wyniki badań chronione – w ramach narzędzia informatycznego do prowadzenia grantów i projektów badawczych. Takie narzędzie opracowała i testuje Wojskowa Akademia Techniczna
W przyszłości ma ono służyć naukowcom na innych uczelniach. Użytą tutaj technologię wykorzystują m.in. Massachusetts Institute of Technology i Uniwersytety w Oksfordzie oraz Stanforda.
Intranet szyty na miarę grup badawczych
TaskCtrl ma podnieść efektywność pracy naukowca. Jest to rodzaj uproszczonego „intranetu” dla badaczy realizujących wspólny projekt. Uwzględnia specyfikę prowadzenia grantu. Może też być wykorzystany przy pracach interdyscyplinarnych między wydziałami, a w przyszłości – w konsorcjach z zakresu różnych dyscyplin naukowych – od biologii poprzez nauki społeczne.
„Dla mnie pierwszym miernikiem efektywności tego narzędzia było mniej odebranych telefonów w ciągu dnia. Najczęściej wykonawcy projektu traktują kierownika jako węzeł informacyjny. Musi on prowadzić ogromną liczbę rozmów, jego czas na pracę nad kwestiami ściśle naukowymi jest bardzo ograniczony przez konieczność zbierania i propagowania informacji” – tłumaczy dr inż. Jarosław Wróbel z Wydziału Nowych Technologii i Chemii WAT. Jego zespół przez rok testował narzędzie na potrzeby prototypu. Właśnie uruchomiony został program pilotażowy, w ramach którego TaskCtrl przetestuje większa liczba grup badawczych z innych wydziałów uczelni.
Okazało się, że można uniknąć wielokrotnego powtarzania tej samej informacji wielu osobom i ograniczyć liczbę częstych spotkań związanych z realizacją bieżących zadań. W ramach zarządzanego przez siebie pulpitu, kierownik projektu, a nawet wykonawcy sobie nawzajem, mogą z posiadanych informacji tworzyć zadania i przypisywać im skalę ważności, tzw. wagi. Zadania są łączone w wątki, wątki – grupowane w podprojekty.
TaskCtrl od strony informatycznej stworzyli dr inż. Paweł Moszczyński oraz mgr inż. Michał Kapałka z Wydziału Cybernetyki WAT. Informatycy podkreślają, że narzędzie wykorzystuje technologię Drupal. Używa jej 71 ze 100 topowych uniwersytetów.
Podczas pracy na prototypowym narzędziu liczba odebranych w sprawach naukowych telefonów dr. Wróbla z ok. 50 dziennie zmniejszyła się do kilku. Każdy członek zespołu wiedział, co ma robić, jaki jest postęp prac innych osób – jeśli zadania były powiązane. Wpisywanie informacji do „kontrolera zadań” zastępuje maile – spraw nie trzeba odszukiwać w skrzynce pocztowej, wszystkie znajdują się w jednym miejscu. Każdy badacz, rozpoczynając pracę, otrzymuje swój indywidualny pulpit, ma własny rozkład zadań. Widzi tylko te wątki, które dotyczą jego osoby, nie rozprasza się wszystkimi aspektami projektu.
Nauki nie omawia się „na grupie” w portalu społecznościowym
Jak podkreśla dr Wróbel, do wspólnego prowadzenia badań naukowych nie wystarczy zamknięta grupa dyskusyjna na jednym z popularnych portali społecznościowych. Jak wyjaśnia dr Wróbel, w pracach naukowych pojawia się kwestia praw autorskich. Ważne jest też, kto w pierwszej kolejności będzie miał dostęp do danych i wyników analiz, które mogą stać się podstawą patentu albo wzoru użytkowego. Podobnie jest z przygotowaniem publikacji naukowej – kwestia pierwszeństwa w dostępie do informacji jest krytyczna.
„Zanim artykuł, który może być umieszczony w prestiżowym czasopiśmie, przybierze ostateczną postać, jest rozwijany etapami. Naukowiec zbiera dane, dokonuje pomiarów. Musi przemyśleć, co one oznaczają, wyciągnąć wnioski. Zdarza się tak na świecie, że informacje, które są wrażliwe, bo są bardzo ciekawe, są przejmowane przez inne osoby i grupy. Traci się wówczas pierwszeństwo, czyli cały efekt ciężkiej pracy” – ubolewa badacz.
Dodaje, że bardzo ważną cechą pracy naukowca, zawłaszcza w pracach technicznych rozwijanych blisko przemysłu, jest dbanie o bezpieczny przepływ informacji. Dyskrecja jest szczególnie ważna, kiedy badania zlecone przez prywatną firmę muszą zostać przeanalizowane przez całą grupę ludzi, a raport ma być tylko własnością firmy i nie może on być widziany przez kogokolwiek poza zleceniodawcą.
Systemy korporacyjne zbyt rozbudowane
„Zespoły badawcze potrzebują narzędzi na tyle prostych, by nawet student, który dołącza do grupy jako dyplomant, mógł w ciągu jednego dnia opanować poruszanie się w tym narzędziu. Wystarczy minimalna funkcjonalność, żeby efektywność pracy gwałtownie wzrosła” – zapewnia dr Wróbel.
Wyjaśnia, że współprzygotowane przez niego narzędzie jest prostsze od systemów dla firm. W wielu instytucjach i korporacjach działają bardzo zaawansowane „kombajny” – systemy pracy wewnętrznej dla firm. Zdaniem dra Wróbla, z punktu widzenia grupy naukowców są one zbyt rozbudowane. Aby je „uszyć na miarę” małego zespołu grantowego, trzeba włożyć wiele wysiłku, żeby wszystko odpowiednio skonfigurować.
Zarówno w komercyjnych narzędziach, jak i w popularnych komunikatorach internetowych, niektóre dane przechowywane na serwerach mogą być niewystarczająco chronione, a w rezultacie – przetwarzane przez niepowołane osoby. Umowy użytkowania tych darmowych narzędzi mogą być tak konstruowane, że zdjęcia i dokumenty tam wrzucone stają się automatycznie własnością internetowego giganta. To wyjaśnia, dlaczego badacze w projekcie nie mogą prowadzić ze sobą rozmowy przez popularne „grupy”. Dlatego dane dotyczące prac badawczych w coraz większej liczbie krajów muszą być przechowywane tylko na lokalnych serwerach uczelni i instytutów.
Zielona nauka
Jak podkreśla kierownik projektu, dzięki narzędziu każdy wykonawca w grupie badawczej jest w miarę równomiernie obciążony. Nie ma wówczas sytuacji, w której jedna osoba wykonuje kilkadziesiąt zadań, a druga tylko kilka, skoro wszyscy np. mają być współautorami publikacji.
„Taki system umożliwia działanie na zasadach zbliżonych do tzw. zielonych organizacji, gdzie lider – w nauce kierownik projektu badawczego – jest koordynatorem prac i ma decyzyjność nieco tylko wyższą niż zwykły wykonawca. Rolą takiego lidera jest wspieranie całej grupy w równomiernym rozwoju” – podsumowuje dr Wróbel. Uściśla, że w naukach o zarządzaniu strukturę organizacji można przedstawić poprzez kolory. Od organizacji czerwonej, takiej jak wojsko, dochodzimy do turkusowych – gdzie eksperci zbierają się w konsylia, rozwiązują wspólne zadania i nie ma silnie wyróżnionego lidera.
źródło: PAP – Nauka w Polsce, Karolina Duszczyk Realizację projektu dofinansowało Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
