Już 25 maja wejdzie w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Nowe, ogólnoeuropejskie przepisy dotyczą wszystkich, którzy przetwarzają dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością. Marka Everspace podpowiada, jakie rozwiązania warto zastosować urządzając przestrzeń biurową, aby zminimalizować ryzyko wycieku poufnych informacji.
Prywatność na stanowisku pracy
W firmie lub instytucji, w której na co dzień używane i przetwarzane są wrażliwe dane, należy w pierwszej kolejności zapewnić komfort pracownikowi, jak i jego klientom poprzez odpowiednie zabezpieczenie stanowisk pracy. Osoby te muszą mieć pewność, że poufne informacje nie przedostaną się do osób postronnych. W takich przypadkach konieczne jest zamontowanie paneli biurkowych czy ścianek dzielących biurka. Rozwiązanie to zapewni prywatność, wyciszenie stanowiska, utrudni nieupoważnionym dostęp do dokumentów oraz wgląd do danych wyświetlanych na ekranie monitora. Innym ciekawym rozwiązaniem są na przykład boksy akustyczne pozwolą między innymi na spokojne przeprowadzenie poufnej rozmowy telefonicznej.
Sala konferencyjna, czyli komfortowe miejsce spotkań
Choć wiele spotkań biznesowych odbywa się w restauracjach i kawiarniach, należy pamiętać, że nie wszyscy mogą sobie na to pozwolić. Często podczas rozmów poruszane są tematy, które nie powinny być omawiane w przestrzeniach publicznych, z obawy przed wyciekiem poufnych danych. Dobrze zaprojektowana i wyposażona sala konferencyjna to gwarancja bezpieczeństwa i komfortu rozmówców. Aby mieć pewność, że informacje zza zamkniętych drzwi nie zostaną usłyszane przez osoby trzecie. Rozwiązanie to pozwala na optymalizację warunków akustycznych panujących w pomieszczeniu biurowym, a dodatkowo, odpowiednio dobrana kolorystyka pozytywnie wpłynie na nastrój rozmówców i pomoże się skoncentrować.
Poufne dokumenty dobrze zabezpieczone
Niektóre z dokumentów muszą być przechowywane nawet przez 5 lat. Prawie w każdym przypadku zawierają one dane osobowe, które należy odpowiednio zabezpieczyć. W zależności od wielkości przestrzeni biurowej, na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pozwolą uporządkować i chronić informacje przed osobami nieupoważnionymi. W takich przypadkach świetnie sprawdzą się szafki zamykane za pomocą zamka szyfrowego lub elektronicznego.
