Nowoczesna firma działająca w realiach biznesowych XXI wieku musi sprawnie poruszać się w świecie komputerów, sieci informatycznych i internetu, niezależnie od swojej wielkości i branży. Bez komputerów nie można wyobrazić sobie większości procesów biznesowych, zarówno w wielkich zakładach produkcyjnych, małych firmach zatrudniających kilku pracowników, sklepach (nie tylko internetowych), jak i przedsiębiorstwach transportowych, placówkach służby zdrowia, pizzeriach czy hotelach. Komputery stacjonarne i laptopy, dostęp do internetu, sprawna sieć komputerowa oraz dedykowane aplikacje mobilne to niezbędny element firmowej działalności. Już tylko z przytoczonych przykładów można wyciągnąć prosty wniosek: bez IT prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach jest po prostu niemożliwe.
.
Pojęcie IT jest dość szerokie. Najkrócej IT (od angielskiego information technology) można zdefiniować jako kompleks zagadnień dotyczących przetwarzania, przesyłania, przechowywania, zabezpieczania i prezentowania informacji, oprogramowania (software), sprzętu komputerowego (hardware), a także wszelkich technologii i narzędzi z pogranicza informatyki oraz telekomunikacji pomagających zarządzać informacją i przekazywać je innym ludziom (w domyśle: pracownikom firmy, potencjalnym klientom oraz kontrahentom). Usługi IT są drogie i stanowią ważną część firmowego budżetu. Tym bardziej istotna jest optymalizacja kosztów z nimi związanych. Jednym z najpopularniejszych sposobów optymalizacji kosztów IT jest skorzystanie z outsourcingu.
Zasadnicze pytanie, które pojawia się podczas podejmowania decyzji o skorzystaniu z usługi outsourcingu w zakresie IT, brzmi: czy to się opłaca?
Główne korzyści wynikające z wykorzystania outsourcingu IT
Innowacyjny termin outsourcing był znany już pod koniec lat 70. ubiegłego wieku. Jest to słowo pochodzące od angielskiego wyrażenia outside-resource-using, które można przetłumaczyć jako używanie zasobów zewnętrznych. Ciekawostką, często cytowaną przez specjalistów zajmujących się outsourcingiem, jest fakt, że idea ta była znana już Henry’emu Fordowi, który stwierdził, iż jeżeli dane przedsiębiorstwo nie jest w stanie we własnym zakresie i z wykorzystaniem wewnętrznych zasobów zrobić czegoś wydajniej, lepiej i taniej niż konkurencja, to powinno zatrudnić kogoś, kto będzie w stanie zrobić to lepiej od niego.
Tak rozumiany outsourcing IT polega na przejęciu przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną fragmentu lub całej działalności przedsiębiorstwa w obszarze IT. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na czynnościach związanych z IT, w których z definicji nie są specjalistami. Efekt? Uzyskanie przewagi nad konkurencją, zwiększenie zysków, oszczędność czasu i energii. Optymalizacja procesów biznesowych związanych z IT służy dwóm podstawowym celom. Pozwala usprawnić bieżące funkcjonowanie firmy lub instytucji i maksymalnie zmniejszyć koszty produkcji albo usług. Firma może skoncentrować się na swoich podstawowych celach, kwestie związane z IT powierzając zewnętrznym profesjonalistom.
Jak wybrać dobrego dostawcę outsourcingu IT?
W gruncie rzeczy outsourcing IT może dotyczyć wszelkich usług związanych z bieżącą administracją systemów komputerowych, obsługą infrastruktury sprzętowej oraz sieciowej, a także tworzeniem aplikacji wspierających procesy biznesowe. Na rynku istnieje wiele firm specjalizujących się w outsourcingu IT, więc warto porównywać oferty, sprawdzać, szukać rekomendacji, aby wybrać z setek dostępnych ofert najlepszą i najbardziej kompleksową. Proces wdrażania outsourcingu IT warto szczegółowo zaplanować, a pod tym względem najlepiej sprawdzają się firmy z wieloletnim doświadczeniem, które stawiają na długofalową współpracę i są w stanie zapewnić wysoką jakość świadczonych usług. O tym, że wdrożenie outsourcingu to proces trudny i bardzo złożony, świadczą między innymi badania, według których ponad połowa kontraktów zostaje wcześniej czy później renegocjowana (aż 1/5 w ciągu pierwszego roku współpracy!). Miejscem, gdzie można znaleźć mnóstwo atrakcyjnych ofert jest serwis Oferteo.pl. Czasem warto zapłacić za usługę nieco więcej, ale zyskać stuprocentową gwarancję, że outsourcing IT wykona solidna i doświadczona firma – kierowanie się wyłącznie kryterium ceny to najczęstszy błąd zbyt oszczędnych przedsiębiorców. Dobra firma dokona starannej analizy oczekiwań, potrzeb i ograniczeń, a przede wszystkim będzie w stanie zaproponować rozwiązania w zakresie IT zapobiegające powstawaniu problemów ze sprzętem czy oprogramowaniem również w przyszłości.
