Wszystko o fakturach zaliczkowych

Zaliczka w rozumieniu przepisów podatkowych występuje wtedy, gdy sprzedawca otrzymuje pieniądze na poczet danej transakcji – przed datą sprzedaży. Nawet jeżeli data sprzedaży jest określona na 16 września, a wpłata nastąpi zaledwie dzień wcześniej – 15 września, mamy do czynienia z zaliczką.

faktury zaliczkowe 01Jak rozpoznać, czy mamy do czynienia z zaliczką?

Punktem wyjścia do rozróżnienia, czy mamy do czynienia z zaliczką, jest prawidłowe określenie daty sprzedaży (czyli daty dostawy lub daty wykonania usługi).

Zaliczka w rozumieniu przepisów podatkowych występuje wtedy, gdy sprzedawca otrzymuje pieniądze na poczet danej transakcji – przed datą sprzedaży. Nawet jeżeli data sprzedaży jest określona na 16 września, a wpłata nastąpi zaledwie dzień wcześniej – 15 września, mamy do czynienia z zaliczką.

Dla rozpoznania zaliczki nie ma znaczenia, na jaką kwotę czy procent całego zamówienia opiewa zaliczka. Zaliczką będzie zarówno wpłata 1zł na poczet transakcji o wartości 1mln zł, jak i opłacenie 100% zamówienia, które będzie realizowane w przyszłości.

Przepisy podatkowe posługują się pojęciem „zaliczka”, co ważne jednak – z punktu widzenia księgowości, w tym pojęciu będzie się mieścić również zadatek, przedpłata czy opłata wstępna.

Jeżeli przedsiębiorca w wyniku np. pomyłki czy podwójnej płatności otrzyma pieniądze od kontrahenta, który wszystkie wymagalne faktury ma zapłacone, wcale nie oznacza to automatycznie, że otrzymał zaliczkę. Zaliczką jest wyłącznie wpłata przeznaczona na opłacenie przyszłych, konkretnych transakcji czy zamówień.

Jakie obowiązki wiążą się z otrzymaniem zaliczki?

Jeżeli kupującym jest osoba prywatna (nie prowadząca działalności gospodarczej), otrzymaną kwotę zaliczki należy udokumentować na kasie fiskalnej.

Jeżeli natomiast kupującym jest firma, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury, zwanej fakturą zaliczkową. Obowiązek ten jest bezwzględny, co oznacza, że nie ma żadnego wyjątku od tej reguły: otrzymałeś zaliczkę = wystaw fakturę zaliczkową.

Jak wygląda faktura zaliczkowa?

Czym szczególnym różni się faktura zaliczkowa od zwykłej faktury sprzedaży:

  • na takiej fakturze nie ma obowiązku umieszczać tytułu „zaliczka” czy „faktura zaliczkowa” (chociaż z pewnością jest to przydatne),
  • zamiast daty dostawy czy wykonania usługi – należy wpisać datę otrzymania zaliczki,
  • całą kwotę otrzymanej zaliczki wykazuje się jako kwotę „brutto” faktury,
  • na fakturze należy zastosować stawkę VAT właściwą dla zamówienia docelowego,
  • koniecznie należy na fakturze umieścić szczegółowe dane dotyczące zamówienia lub umowy.

Nie ma szczególnych terminów na wystawienie faktur zaliczkowych. Oznacza to, że dla faktury zaliczkowej obowiązuje taki sam termin na jej wystawienie, jak w przypadku innych faktur, czyli maksymalnie aż do 15 dnia następnego miesiąca po otrzymaniu zaliczki. Nie warto jednak zwlekać i lepiej wystawić fakturę zaliczkową jeszcze w tym samym miesiącu, a najlepiej – przed datą sprzedaży; ułatwia to rozliczenia księgowe.

Jak rozliczyć fakturę zaliczkową w VAT?

Rozliczenie VAT od faktury zaliczkowej dla sprzedawcy wygląda następująco: otrzymana zaliczka musi być wpisana do rejestru, a tym samym do deklaracji VAT, już pod datą otrzymania wpłaty. Uwaga, data wystawienia faktury zaliczkowej nie ma dla rozliczenia VAT żadnego znaczenia!

Natomiast kupujący będzie miał prawo do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej w tym miesiącu (lub kwartale), w którym zostaną spełnione 2 warunki:

  1. dokonano wpłaty zaliczki,
  2. kupujący otrzymał fakturę zaliczkową.

Jeżeli podatnik nie odliczył VAT w miesiącu (kwartale) wpłaty zaliczki, może tego dokonać w którymś z dwóch kolejnych miesięcy (kwartałów), gdy już będzie posiadał fakturę.

Jak rozliczyć fakturę zaliczkową w książce podatkowej?

Rozliczenie podatku dochodowego dla sprzedawcy wygląda w ten sposób, że otrzymanej zaliczki nie wpisuje się do księgi podatkowej, ponieważ zaliczka nie stanowi jeszcze przychodu.

Również druga strona transakcji, czyli kupujący, nie ma możliwości wpisania faktury zaliczkowej do kosztów.

Data transakcja stanie się odpowiednio przychodem – w dacie sprzedaży i kosztem – w dacie wystawienia faktury tzw. końcowej (rozliczającej zaliczkę).

 faktury zaliczkowe logo mini Autor:
Artykuł przygotowany przez ekspertów współtworzących oprogramowanie z linii Streamsoft PCBiznes.
Print Friendly, PDF & Email

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *